Compliance in Tax & Finance: Was gilt es bei der Archivierung von E-Rechnungen und E-Mails zu beachten

Mit den BB IN-HOUSE SERIES bietet der Betriebs-Berater ab sofort exklusiv für Führungskräfte und Entscheider in Unternehmen ein digitales, zweistündiges, fachübergreifendes Format, das den strukturierten Fachaustausch und die kritische Diskussion ins Zentrum stellt.
Freuen Sie sich auf einen praxisorientierten Dialog aus unterschiedlichen Perspektiven.
Gemeinsam mit erfahrenen Experten werden aktuelle Entwicklungen und konkrete Herausforderungen besprochen und damit einer aktuellen Bewertung unterzogen.

Mit der dreiteiligen BB IN-HOUSE SERIES zum Thema Compliance in Tax & Finance – DIGITAL. SICHER. SKALIERBAR. – beleuchten PwC Experten verschiedene Prozess- & Technologiethemen aus einer ganzheitlichen Compliance- und Risikoperspektive –interdisziplinär, zielorientiert und mit klarem Blick auf eine praktikable Umsetzung.

TEIL 2

Teil 2 widmet sich der Archivierung von E-Rechnungen und E-Mails.

Mit dem BFH-Urteil vom 30.4.2025 zur Vorlage von E-Mails mit steuerlichem Bezug in der Außenprüfung, der Einführung der E-Rechnung und der parallelen Weiterentwicklung digitaler Technologien müssen Unternehmen ihren Ansatz zur Archivierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen grundlegend überarbeiten.

Gerade die Entscheidung, welche E-Mails aus zurückliegenden Jahren jetzt aufzubewahren sind und wie die GoBD-Anforderungen dazu umgesetzt werden können, ist schon bei der hohen Zahl von Nachrichten, die unsere E-Mail-Postfächer fluten ein Problem. Die gute Nachricht: Durch den Einsatz von KI und ein systematisches Vorgehen können Unternehmen auch diese Aufgabe bewältigen und auch alle betriebsverfassungsrechtlichen und Datenschutzvorgaben einhalten.

Für neue E-Mails muss ein entsprechender Prozess eingeführt und technologiebasiert unterstützt werden.

Ebenso sind künftig Rechnungen gleich welchen Formats für die Dauer der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen aufzubewahren. Ein integrierter Ansatz stellt sicher, dass dies mit einem vertretbaren Aufwand erfolgen kann.

Ausgewählte Aspekte zu diesem Thema:

Herausgabe von E-Mails im Rahmen der Außenprüfung – GoBD-konforme Archivierung

• Kurzer Überblick über die BFH-Entscheidung und die Folgen
• Welche E-Mails müssen im Rahmen einer Außenprüfung gegebenenfalls vorgelegt werden können?
• Welche datenschutzrechtlichen und betriebsverfassungsrechtlichen Fallen lauern?
• Für welche zurückliegenden Zeiträume müssen diese E-Mails identifiziert werden?
• Wie sieht ein Projektansatz dazu aussehen? Wie kann Technologie helfen?
• Wie kann in Zukunft der Prozess aussehen, um diese E-Mails zu archivieren?

E-Rechnung und daraus folgende Erfordernisse zur GoBD-konformen Archivierung

• In welchem Format sind Rechnungen aufzubewahren?
• Wie können Rechnungen in den verschiedenen Formaten archiviert werden?
• Wie kann ein integrierter Prozess zur Archivierung aller nach Handels- und Steuerrecht aufbewahrungspflichtiger Dokumente aussehen?

Einhaltung der Aufbewahrungsfristen: Ein schnell unterschätztes Thema mit Potenzial für Effizienzgewinne und Compliance