Der Fachbereich hat einen KI-Assistenten eingeführt, etwa Microsoft Copilot oder eine europäische Plattform wie Langdock. Der Anbieter wirbt mit EU-Hosting, DSGVO-Konformität und Zertifizierungen. Die naheliegende Frage im Unternehmen lautet: Was gibt es da eigentlich noch zu dokumentieren und prüfen?

Einiges.

Ein sauber aufgestelltes Tool erspart Ihnen die Prüfung des Anbieters, nicht aber Ihre eigenen Pflichten als verantwortliche Stelle. An einer einzigen KI-Anwendung hängen schnell sieben Dokumentationen und Prüfschritte:

der Eintrag im Verzeichnis, Datenkategorien und Speicherorte, Löschfristen, der Datenempfänger mit AVV, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, eine Risikobewertung und je nach Ergebnis eine Datenschutz-Folgenabschätzung. Dazu kommen die Fragen aus der KI-Verordnung, etwa in welcher Rolle Ihr Unternehmen auftritt und wie das System einzuordnen ist.

Die Frage ist selten, ob Sie wissen, was zu tun ist. Die Frage ist, wann Sie es tun sollen. Zwischen Betroffenenanfragen, Rückfragen aus den Fachbereichen und dem Tagesgeschäft bleibt selten eine zusammenhängende Stunde, und genau deshalb wandern neue Anwendungen auf die Liste der Dinge, die man macht, sobald es ruhiger wird.

In diesem Webinar dokumentieren und prüfen wir eine KI-Anwendung live von Anfang bis Ende und achten dabei auf die Zeit. Sie sehen, welche Angaben nur einmal erhoben werden und danach in jede weitere Dokumentation einfließen, wie sich Löschkonzept und TOM-Liste dabei von selbst aufbauen und wann eine DSFA fachlich erforderlich wird.

Einen eigenen Block widmen wir der Frage, welche Arbeitsschritte sich automatisieren lassen. Dazu gehört die KI-gestützte Prüfung des Auftragsverarbeitungsvertrags, bei der ein hochgeladener Vertrag auf die erforderlichen Inhalte abgeglichen wird, statt ihn Absatz für Absatz selbst zu lesen. Wir zeigen auch, wo diese Unterstützung an ihre Grenzen kommt und wo Ihre fachliche Bewertung unersetzlich bleibt.

Zum Abschluss geht es um die Reihenfolge: womit Sie anfangen, was warten kann und wie sich eine belastbare Dokumentation nebenbei aufbauen lässt, inklusive kostenfreiem Zugang zum Datenschutzmanagementsystem von Keyed.

Das erwartet Sie

• Warum auch ein DSGVO-konform beworbenes KI-Tool sieben Dokumentationen und weitere Prüfungen bei Ihnen auslöst
• Live-Dokumentation vom Verzeichnis über TOMs und Risikobewertung bis zum Löschkonzept
• KI-gestützte AVV-Prüfung: was sie abnimmt und wo Ihre Bewertung notwendig bleibt
• Wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung fachlich erforderlich wird
• Die Schnittstelle zur KI-Verordnung: Rolle, Einordnung und was daraus für die Dokumentation folgt
• In welcher Reihenfolge Sie vorgehen, wenn die Zeit knapp ist

Für wen dieses Webinar gedacht ist

Für interne Datenschutzbeauftragte, Datenschutzkoordinatoren und Legal Counsel, die den Datenschutz allein oder zu zweit verantworten und ihn neben anderen Aufgaben organisieren.

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